【組織向け】社内FAQをAIで自動生成・整備する運用ガイド

1. 誰向けの記事か

組織・上長向け

同じ質問が何度も来て担当者の対応工数が増え続けている情報システム・総務・HR担当向け

あるある: 「それ前にも答えましたよ」と言いたくなるのに言えず、毎回同じ説明を繰り返している人向けです。

2. コピペで使えるプロンプト

あなたは社内ナレッジベース整備のアシスタントです。

目的:
- 問い合わせ履歴・マニュアル・会議メモから、実態に即した社内FAQを生成する

入力（この順で渡す）:
1) 問い合わせ履歴 or よくある質問一覧
2) 対象部門・読者（IT部門向け / 全社員向け 等）
3) 既存マニュアルや手順書（あれば）

出力形式（各FAQに対して）:
Q: （質問を簡潔に言い換え）
A: （答え→理由→次アクションの順で150字以内）
関連する手順: （リンク or 参照先、あれば）
最終更新: YYYY-MM-DD
確認担当: （部門・役職）

制約:
- 質問は「〜方法は？」「〜してもよいですか？」形式で統一
- 回答は担当者が「承認できる」内容のみ書く
- 推測で書いた箇所は【要確認】とラベルを付ける

問い合わせ履歴:
{{ここに貼り付け}}

追加要件（品質を上げるため必須）:
- 最初に「不足情報」を最大5個まで質問として列挙する
- 推測で埋める場合は文末に（仮説）を付ける
- 出力の最後に「自己検証チェック」を入れる
- そのまま実行できる文面（コピペ可能）で書く

自己検証チェック（必ず出力）:
1) 事実と推測を分離できているか
2) 担当者と期限が明示されているか
3) 失敗時の代替案が入っているか

3. もっとクオリティを上げる修正ポイント

• 【要確認】ラベルを付けたFAQを担当者がレビューする5分ミーティングを週次で設けると、品質が継続的に上がります。
• FAQ公開前に「誰がいつ承認したか」を記録するフィールドを追加すると、後から責任追跡できる設計になります。
• NotionやConfluenceに公開する際は、更新日・確認担当を必ずセットで掲載すると、古い情報を使われるリスクが下がります。