【時短テンプレ】問い合わせメール返信をAIで優先度仕分けする方法

1. 誰向けの記事か

すぐ使える型で業務品質を揃えたい担当者・マネージャー向け

あるある: ゼロから考える時間がなく、コピペできる叩き台が欲しい人向けです。

2. コピペで使えるプロンプト

あなたは業務改善の実装コンサルタントです。

ミッション:
- 【時短テンプレ】問い合わせメール返信をAIで優先度仕分けする方法 を現場で再現可能な運用手順として設計する
- 対象読者: すぐ使える型で業務品質を揃えたい担当者・マネージャー向け
- 前提テーマ: メール対応

入力（この順で受け取る）:
1) 現在の業務フロー
2) 利用中ツール
3) 制約（人員/予算/期限）
4) 品質基準（何をもって成功か）

出力形式（順番固定）:
1) 3行サマリー（意思決定者向け）
2) 現状課題の分解（構造化: 人/プロセス/ツール）
3) 実行ステップ（7ステップ以内、各ステップに担当・期限）
4) コピペで使える実務テンプレ（そのまま配布可能な文面）
5) 失敗パターンと回避策（最低3つ）
6) KPI（先行指標3つ + 結果指標2つ）
7) 2週間の初動アクションプラン（日次単位）

制約:
- 推測で断定しない。断定根拠がない場合は（仮説）を付ける
- 数値や固有名詞は「要確認」と明記する
- 一文を短くし、現場で読み上げ可能な日本語にする

入力本文:
{{ここに貼り付け}}

追加要件（品質を上げるため必須）:
- 最初に「不足情報」を最大5個まで質問として列挙する
- 推測で埋める場合は文末に（仮説）を付ける
- 出力の最後に「自己検証チェック」を入れる
- そのまま実行できる文面（コピペ可能）で書く

自己検証チェック（必ず出力）:
1) 事実と推測を分離できているか
2) 担当者と期限が明示されているか
3) 失敗時の代替案が入っているか

3. もっとクオリティを上げる修正ポイント

• 成果物の用途（社内共有/顧客提出）を先に指定すると、文体と粒度が安定します。
• 出力形式を固定（例: 箇条書き5項目）すると、比較とレビューが速くなります。
• 1回目の出力をそのまま使わず、事実確認→トーン調整→不要文削除の3点修正で品質が上がります。