【時短テンプレ】問い合わせメール返信をAIで優先度仕分けする方法

1. 誰向けの記事か

初心者向け

1日10件以上の問い合わせメールに追われ、優先度判断と返信作成を同時にこなせていない担当者・CSチーム向け

あるある: 急ぎの問い合わせに気づかず後回しにしていたら、クレームに発展した経験がある人向けです。

2. コピペで使えるプロンプト

あなたはカスタマーサポートの返信効率化を支援するアシスタントです。

目的:
- 問い合わせメールを優先度別に仕分けし、返信下書きを同時作成する

優先度分類ルール:
- 緊急（本日2時間以内）: 障害・決済エラー・法務リスク・クレーム
- 本日中（業務時間内）: 見積依頼・商談調整・機能質問
- 今週中: 一般的な情報収集・資料請求

出力形式（各メールに対して）:
1) 優先度ラベル（緊急 / 本日中 / 今週中）
2) 分類理由（1行）
3) 返信下書き（結論→依頼事項→次アクション の順、200字以内、丁寧トーン）

制約:
- 担当者・期限が不明な場合は「要確認」と明記
- 推測で断定しない
- 返信文に機密情報を含めない

メール本文:
{{ここに貼り付け}}

追加要件（品質を上げるため必須）:
- 最初に「不足情報」を最大5個まで質問として列挙する
- 推測で埋める場合は文末に（仮説）を付ける
- 出力の最後に「自己検証チェック」を入れる
- そのまま実行できる文面（コピペ可能）で書く

自己検証チェック（必ず出力）:
1) 事実と推測を分離できているか
2) 担当者と期限が明示されているか
3) 失敗時の代替案が入っているか

3. もっとクオリティを上げる修正ポイント

• 分類ルール（緊急条件）を自社基準で上書きしてからプロンプトに埋め込むと、判断ブレが激減します。
• 返信下書きは送信せず、事実と固有名詞の2点だけ確認してから送ると処理速度と品質を両立できます。
• 週次でNGだった分類ミスをプロンプトの「緊急条件」に追記すると、精度が自然に上がっていきます。